Правительство Самарской области занимает большое офисное здание. Учет имущества и площадей в 350 кабинетах - довольно сложная задача, но до 2009 годы она решалась в Microsoft Word. Решение автоматизировать процесс подачи и обработки бюджетных заявок в департаменте управления делами губернатора приняли в середине 2008 года. В декабре был организован тендер на разработку и внедрение решения. Победу в нём одержал системный интегратор Вебзавод.
АИС планирования и контроля исполнения материально-технического обеспечения органов исполнительной власти Самарской области помогает эффективно управлять помещениями и материальными ценностями правительства Самарской области. Microsoft Office SharePoint Server 2007 и Microsoft Visio 2007 отслеживает свободные площади в кабинетах, подлежащую списанию оргтехнику, мебель, и т.д. Это значительно ускоряет процесс оформления заявок и повышает эффективность работы департамента управления делами губернатора и правительства Самарской области, осуществляющего эксплуатацию здания.
При расселении новых сотрудников необходимо учитывать не только принадлежность кабинетов министерствам, но и нормативы площади, полагающиеся госслужащим в зависимости от занимаемой ими должности. Имущество в кабинетах необходимо списывать и заменять на новое согласно сроку службы. Закупки планируются на год вперед и проходят несколько этапов согласования.
Разработка информационной системы стартовала с модуля заявок на выделение свободных площадей и расселение сотрудников. По мере роста в нее были включены другие компоненты — имущество, учет срока службы основных средств и т.д.
После запуска проекта специалисты департамента управления делами губернатора произвели масштабную ревизию и инвентаризацию хозяйства правительства. Каждый кабинет был детально, с учетом выступов в стенах, измерен лазерными дальномерами. Затем в этих кабинетах пересчитали всех сотрудников и учли их должности. Ревизия заняла около трех недель.
Её данные вместе с поэтажными планами здания и бухгалтерскими списками основных средств передали специалистам Вебзавода. Информацию загрузили на внутренний портал при помощи скриптов, исполненных в среде PowerShell. В результате на внутреннем портале департамента появился перечень кабинетов с указанием размеров площадей, количества и должностей работающих в них сотрудников.
На втором этапе реализации решения программисты Вебзавода работали с графикой. План здания конвертировали из AutoCAD в формат Microsoft Visio и связали со списком кабинетов на внутреннем портале. Получился поэтажный план здания, на котором цветом обозначена принадлежность кабинетов министерствам и наличие в них свободных площадей. Помещения, в которых размеры площади ниже нормативов, помечены красным, кабинеты со свободными площадями — зеленым. Клик по кабинету в Visio показывает его площадь, количество сотрудников и их должности.
На последнем этапе Вебзавод подготовил пользовательский интерфейс для уполномоченных сотрудников министерств. В него включили несколько типов заявок:
- - выделение площадей;
- - материально-техническое обеспечение;
- - телефонизация;
- - подключение к интернету;
- - выделение транспорта;
- - ремонтно-строительные работы;
- - медицинское обслуживание.
Для быстрого доступа к информационной системе ярлыки со ссылкой на внутренний портал поместили на рабочий стол уполномоченных сотрудников во всех подразделениях областного правительства. Когда техническая часть решения была завершена, специалисты компании Вебзавод произвели обучение сотрудников департамента и министерств.
Информационная система ускоряет процедуру подачи заявок на материально-техническое обеспечение. Уполномоченному сотруднику достаточно разместить заявку в системе и уведомление об этом сразу же поступает в департамент управления делами губернатора. Заявка и дата ее получения фиксируются.
С помощью поэтажных планов, разработанных дополнительных компонентов для Microsoft Visio и связанной базы данных в SharePoint можно за несколько секунд найти недозагруженные помещения для расселения новых сотрудников. Фильтр «На списание» позволяют получать информацию о точном расположении основных средств с истекающим сроком службы. Упрощён контроль работы подчиненных. Сортировка заявок показывает, какие уже выполнены, а какие находятся в работе.
Основные преимущества новой автоматизированной системы:
- - представление информации о принадлежности и загрузке помещений в удобном и наглядном виде;
- - покабинетный мониторинг основных средств с разбивкой по ответственным лицам;
- - более рациональное использование ресурсов здания правительства;
- - более оперативное исполнение заявок;
- - своевременное обновление мебели, оргтехники и других материальных ресурсов.
В будущем система может быть дополнена модулями, позволяющими поэтапно отслеживать прохождение заявок. Интеграция с базами иных служб, участвующих в поставках для правительства, обеспечит полную автоматизацию процесса.
Источник: ИТ-Контент
