Самарский филиал ГК «Комкон проект» завершил автоматизацию расчета заработной платы на базе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» в холдинге «Остап». Переход на современную программу позволил вести расчет заработной платы в одной базе для нескольких юридических лиц в общей сложности на 1000 человек.
Группа компаний «Остап» - крупный, динамично развивающийся холдинг, существующий с 1993 года и объединяющий различные предприятия пищевой отрасли. Это 15 круглосуточных супермаркетов «Остап» в Самаре, Тольятти и Новокуйбышевске, 5 пиццерий «Сицилия» в Самаре и совместное с чешскими партнерами производство полуфабрикатов (выпечка, пельмени, котлеты, пиццы, салаты и проч.). Кроме этого, в 2007 году был открыт завод по изготовлению пива. Сейчас он активно набирает обороты: по итогам 2009 года производства было расширено в 4 раза, на заводе работают 25 человек. Все предприятия ГК «Остап» объединены общей стратегией развития и управляются из одного центра.
Сергей Валентинович Симонов, руководитель ГК «Остап», так прокомментировал необходимость смены расчетной программы: «Ранее мы работали в «1С:Зарплата и кадры 7.7». Однако со временем стала очевидной потребность рассчитывать зарплату по нескольким юридическим лицам в одной базе. Таким образом, привычная «семерка» нас уже не устраивала».
Основными задачами автоматизации участка расчета заработной платы в ГК «Остап» являлись:
- • Обеспечение расчет зарплаты в общей сложности на 1000 человек.
- • Расчет затрат на ФОТ по каждому из 15-ти магазинов.
- • Консолидация данных по учету рабочего времени из 15 магазинов в единой информационной базе.
Оптимальное решение вышеперечисленных проблем можно было обеспечить, внедрив «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» (1С:ЗУП). Для реализации проекта был выбран Самарский филиал ГК «Комкон проект» - специалисты этой компании имели значительный опыт автоматизации пиво-безалкогольных производств и хорошо понимали специфику этой отрасли, о чем свидетельствовало и наличие у ГК «Комкон проект» совместного с фирмой «1С» отраслевого решения «1С:Пиво-безалкогольный комбинат 8».
Одной из особенностей в ГК «Остап» является необходимость сбора и анализа табелей учета рабочего времени по каждому из 15 магазинов. Ранее данный процесс обеспечивался на основе бумажного документооборота, что занимало значительное время. Для того, чтобы автоматизировать этот процесс с минимальными затратами на лицензирование программного обеспечения, было принято решение организовать обмен информацией через используемый в компании бесплатный офисный пакет OpenOffice.org. Предложенная схема выглядела следующим образом: бланки по учету рабочего времени, сформированные в «1С:Зарплате и Управлении Персоналом 8» в формате электронных таблиц, автоматически рассылаются по электронной почте в магазины. Там эти табели заполняются в программе Calc пакета OpenOffice.org и отправляются в головной офис, где автоматически загружаются в «1С:ЗУП 8». Работа с электронными таблицами через «1С:Предприятие 8» была реализована с использованием COM-объектов пакета OpenOffice.org.
Результаты, достигнутые в ходе проекта:
- • Автоматизирован учет затрат на ФОТ по каждому из магазинов.
- • Формирование отчета по ФОТ и его автоматическая рассылка через электронную почту по магазинам.
- • Автоматизирована загрузка табелей из электронных таблиц формата «xls».
- • Доработаны печатные формы различных документов в соответствии со стандартам документооборота компании (приказ, справка с места работы, трудовой договор, дополнение к трудовому договору, бэйдж сотрудника, форма заявлений на открытие и закрытие карточных счетов).
Результаты автоматизации в цифрах:
Работы по внедрению системы, переносу данных, изменению конфигурации и обучению были выполнены за 3,5 месяца.
На 47% сократились трудозатраты благодаря консолидации ввода и анализа данных табелей учета рабочего времени из OpenOffice.org Calc.
На 24% сократилось время расчета заработной платы и налогов.
1000 сотрудников регулярно и своевременно получает зарплату, рассчитанную в «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8».
Рекашева Юлия Валерьевна, главный бухгалтер ГК «Остап»: «Не могу сказать, что переход на восьмую версию произошел безболезненно. Но возможности, полученные в итоге, стоили того. Во-первых, по всем юридическим лицам и кадровый, и регламентированный учет ведутся в одной базе. Во-вторых, значительно сократились трудозатраты по анализу табелей рабочего времени, присланных из филиалов. Теперь они автоматически рассылаются по магазинам и так же автоматически загружаются, уже заполненные в базу. В-третьих, теперь начисления и удержания переносятся в базу «1С: Бухгалтерия 8» автоматически. За счет этого процедура закрытия месяца в бухгалтерской базе стала проходить гораздо быстрее».
